Polityka prywatności
European Conferences United Sp. z o.o.
Data wejścia w życie: 13 sierpnia 2026
1. Kim jesteśmy i czego dotyczy niniejsza Polityka prywatności
European Conferences United Sp. z o.o. („ECU”) organizuje i rozwija wydarzenia branżowe, społeczności zawodowe, działania badawcze oraz platformy branżowe, przede wszystkim dla sektora handlu detalicznego, dóbr konsumpcyjnych i powiązanych obszarów biznesowych.
Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób ECU pozyskuje i przetwarza dane osobowe w związku z działalnością obejmującą w szczególności:
Poland & CEE Retail Summit oraz powiązane konferencje i wydarzenia;
Club of 369;
Solution Providers Hub;
Komitety Doradcze oraz udział prelegentów, moderatorów i panelistów;
Dinners2Connect oraz inne kolacje i spotkania ECU;
programy nagród i wyróżnień;
ankiety, wywiady, badania i projekty angażujące przedstawicieli branży;
sponsoring, partnerstwa, wystawiennictwo i inne relacje handlowe;
strony internetowe ECU, formularze rejestracyjne i usługi cyfrowe;
zintegrowaną bazę kontaktów i relacji zawodowych ECU.
Nasza działalność ma charakter B2B i dotyczy przede wszystkim osób występujących w związku ze swoją pracą, stanowiskiem lub inną rolą zawodową.
2. Administrator danych i kontakt w sprawach prywatności
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
European Conferences United Sp. z o.o.
ul. Ludwinowska 7/16
30-331 Kraków
Polska
KRS: 0000132734
NIP: 6762228354
W sprawach dotyczących prywatności, w tym pytań, sprzeciwów i żądań związanych z danymi osobowymi, skontaktuj się z nami pod adresem:
info@conferences-united.eu
3. Jakie dane osobowe przetwarzamy
Zakres przetwarzanych danych zależy od charakteru Twoich kontaktów i relacji z ECU.
Możemy przetwarzać w szczególności:
Dane identyfikacyjne i zawodowe dane kontaktowe
imię i nazwisko;
stanowisko, funkcję i zakres odpowiedzialności zawodowej;
pracodawcę, organizację lub inny podmiot, z którym jesteś zawodowo związany;
służbowy adres e-mail;
służbowy numer telefonu, jeżeli jest dostępny;
adres służbowy;
profil LinkedIn lub inny publicznie dostępny profil zawodowy.
Dane dotyczące kontaktów i relacji z ECU
zainteresowania zawodowe, obszary wiedzy, specjalizacji i odpowiedzialności;
wcześniejsze kontakty z ECU;
zaproszenia i odpowiedzi na nie;
historię rejestracji, uczestnictwa i obecności na wydarzeniach;
historię udziału w Club of 369, Komitecie Doradczym, jako prelegent, panelista lub w innej formie współtworzenia działań ECU;
korespondencję;
opinie, odpowiedzi na ankiety oraz udział i wkład w badania;
preferencje dotyczące komunikacji.
Dane związane z wydarzeniami i ich obsługą
dane rejestracyjne;
informacje dotyczące identyfikatorów, dostępu i obecności;
informacje dotyczące udziału w programie;
zgłoszenia i prośby związane z wydarzeniem;
inne dane niezbędne do organizacji i obsługi uczestnictwa.
Dane handlowe i administracyjne
informacje dotyczące umów;
dane firmowe i fakturowe;
informacje o transakcjach i statusie płatności;
informacje związane ze sponsoringiem, wystawiennictwem, partnerstwem lub relacjami z dostawcami.
ECU nie przechowuje numerów kart płatniczych ani innych podobnych danych służących do autoryzacji płatności. Takie dane są obsługiwane przez właściwego dostawcę usług płatniczych lub bankowych.
Zdjęcia i materiały audiowizualne
Możemy przetwarzać zdjęcia, nagrania wideo oraz inne materiały audiowizualne powstałe w związku z działalnością ECU.
Dane dotyczące korzystania ze stron internetowych i dane techniczne
Podczas korzystania ze strony internetowej lub usługi cyfrowej ECU albo dostawca obsługujący daną usługę może przetwarzać dane techniczne niezbędne do zapewnienia działania i bezpieczeństwa usługi, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu lub przeglądarce, znaczniki czasu oraz logi techniczne i bezpieczeństwa.
Dobrowolnie przekazywane dane szczególnych kategorii
W związku z konkretnym wydarzeniem możesz dobrowolnie przekazać nam informacje dotyczące alergii, wymagań dietetycznych, niepełnosprawności, potrzeb związanych z dostępnością lub podobnych kwestii.
Jeżeli informacje te ujawniają dane dotyczące zdrowia, przekonania religijne lub inne dane należące do szczególnych kategorii danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO, podlegają dodatkowej ochronie.
4. Skąd pozyskujemy dane osobowe
Dane otrzymywane bezpośrednio od Ciebie
Możemy otrzymać dane, gdy:
rejestrujesz się na wydarzenie lub inną aktywność ECU albo bierzesz w niej udział;
kontaktujesz się z ECU;
uczestniczysz jako prelegent, moderator, panelista lub członek Komitetu Doradczego;
uczestniczysz w Club of 369;
wypełniasz ankietę lub bierzesz udział w badaniu;
uczestniczysz w kolacji lub spotkaniu;
zwracasz się do nas o informacje;
nawiązujesz z ECU kontakty handlowe lub zawierasz z ECU umowę;
korzystasz z formularza, strony internetowej lub usługi cyfrowej ECU.
Dane powstające w toku naszych kontaktów z Tobą
ECU może tworzyć i przechowywać informacje wynikające z naszych kontaktów z Tobą, w tym historię uczestnictwa, korespondencję, udział i wkład w działania ECU, istotne zainteresowania zawodowe oraz preferencje dotyczące komunikacji.
Publicznie dostępne źródła informacji zawodowych
ECU prowadzi badania rynku i branży. W związku z tym możemy pozyskiwać ograniczony zakres informacji zawodowych z publicznie dostępnych źródeł, w szczególności z:
LinkedIn;
stron internetowych firm i organizacji;
publicznie dostępnych profili zawodowych;
publicznych informacji biznesowych i zawodowych;
innych odpowiednich publicznych źródeł branżowych.
Nie kupujemy ani nie pozyskujemy odpłatnie gotowych list lub baz danych osobowych w celu włączania ich do naszej bazy kontaktów i relacji zawodowych.
5. Dane pozyskane z innych źródeł
Jeżeli ECU pozyskuje Twoje dane osobowe nie bezpośrednio od Ciebie i zastosowanie ma art. 14 RODO, przekazujemy informacje wymagane tym przepisem w terminach określonych przez RODO.
Co do zasady informacje takie przekazujemy w rozsądnym terminie po pozyskaniu danych, nie później jednak niż w ciągu jednego miesiąca.
Jeżeli wcześniej skontaktujemy się z Tobą, informacje zostaną przekazane najpóźniej przy pierwszym kontakcie.
Jeżeli przed upływem tego terminu planowane jest ujawnienie danych innemu odbiorcy, informacje zostaną przekazane zgodnie z wymogami prawa, najpóźniej przy pierwszym takim ujawnieniu.
Wyjątki stosujemy wyłącznie w przypadkach przewidzianych prawem, na przykład gdy posiadasz już wymagane informacje lub zastosowanie ma inne wyłączenie przewidziane w art. 14 RODO.
6. W jakich celach i na jakiej podstawie przetwarzamy dane
Podstawa prawna zależy od celu i okoliczności konkretnego przetwarzania.
Organizacja wydarzeń, świadczenie usług i realizacja umów
Przetwarzamy dane, gdy jest to niezbędne do:
obsługi rejestracji, o którą wnioskujesz;
zapewnienia udziału w wydarzeniu lub innej aktywności;
obsługi kontaktów handlowych;
podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy;
wykonania umowy zawartej z Tobą.
W zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy z osobą, której dane dotyczą, lub do podjęcia na jej żądanie działań przed zawarciem umowy, podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Obowiązki prawne i administracyjne
Przetwarzamy dane, gdy jest to konieczne do:
prowadzenia księgowości;
realizacji obowiązków podatkowych;
prowadzenia dokumentacji wymaganej przepisami;
wykonania innych obowiązków prawnych.
W takich przypadkach podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Zarządzanie kontaktami i relacjami zawodowymi z ECU oraz badania branżowe
ECU realizuje prawnie uzasadnione interesy obejmujące w szczególności:
rozumienie rynku i środowiska branżowego, w którym działamy;
identyfikowanie specjalistów istotnych dla działalności ECU;
utrzymywanie rzetelnych informacji o kontaktach i relacjach zawodowych;
uwzględnianie wcześniejszych kontaktów danej osoby z ECU;
rozwijanie wydarzeń, programów i społeczności zawodowych;
identyfikowanie odpowiednich ekspertów, prelegentów, członków komitetów oraz innych osób mogących współtworzyć działania ECU;
zapobieganie dublowaniu badań oraz nieodpowiednim lub powtarzającym się kontaktom;
ochronę systemów ECU oraz naszych interesów biznesowych i prawnych.
W odpowiednich przypadkach podstawą prawną takiego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes.
Przed zastosowaniem tej podstawy oceniamy cel i niezbędność przetwarzania, kontekst zawodowy, uzasadnione oczekiwania osoby oraz możliwy wpływ przetwarzania na jej prawa, wolności i interesy.
Zgoda
Opieramy przetwarzanie na zgodzie, jeżeli zgoda jest odpowiednią lub wymaganą prawem podstawą.
Może to dotyczyć w szczególności:
przekazania danych umożliwiających Twoją identyfikację wskazanemu sponsorowi lub partnerowi, aby mógł przetwarzać je do własnych celów;
określonych, opcjonalnych sposobów wykorzystania danych osobowych;
określonych sposobów wykorzystania zdjęć lub materiałów audiowizualnych, gdy wymagana jest zgoda lub odrębne zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku;
przetwarzania danych szczególnych kategorii, jeżeli wymagana jest wyraźna zgoda.
Jeżeli przetwarzanie na gruncie RODO opiera się na zgodzie, podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Możesz wycofać zgodę w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Dane szczególnych kategorii
Jeżeli informacje dotyczące alergii, wymagań dietetycznych, niepełnosprawności, potrzeb związanych z dostępnością lub podobnych kwestii ujawniają dane dotyczące zdrowia, przekonania religijne lub inne dane należące do szczególnych kategorii danych osobowych, ECU co do zasady przetwarza je na podstawie Twojej wyraźnej zgody zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a RODO, obok właściwej podstawy z art. 6 RODO.
Dane te wykorzystujemy wyłącznie w konkretnym celu operacyjnym, dla którego zostały przekazane.
7. Komunikacja handlowa drogą elektroniczną
Samo zgodne z prawem posiadanie przez ECU danych zawodowych nie oznacza automatycznie, że możemy wykorzystywać każdy kanał komunikacji do celów marketingu lub przekazywania informacji handlowych.
Jeżeli polskie lub inne mające zastosowanie przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej wymagają uprzedniej zgody na wykorzystanie określonego sposobu komunikacji do przekazywania informacji handlowych lub prowadzenia marketingu bezpośredniego, ECU uzyska wymaganą zgodę przed wykorzystaniem tego kanału w takim celu.
Podstawa prawna przetwarzania i przechowywania danych dotyczących kontaktów i relacji zawodowych na gruncie RODO oraz uprawnienie do wykorzystania konkretnego kanału elektronicznego do celów marketingowych są odrębnymi kwestiami.
Komunikacja operacyjna niezbędna do obsługi rejestracji, zamówionej usługi, uczestnictwa w wydarzeniu lub relacji umownej jest traktowana odrębnie od opcjonalnej komunikacji promocyjnej.
8. Jedna relacja zawodowa w ramach działalności ECU
ECU prowadzi zintegrowaną bazę kontaktów i relacji zawodowych.
Pozwala nam to uwzględniać, że kontakty danej osoby z różnymi działaniami ECU mogą stanowić element jednej, szerszej relacji zawodowej z ECU.
Przykładowo wcześniejszy udział w Retail Summit, Club of 369, Komitecie Doradczym, kolacji, ankiecie, projekcie badawczym lub innym działaniu ECU może być częścią historii Twojej relacji z ECU.
Informacje pochodzące z różnych działań ECU mogą być łączone, jeżeli cele ich wykorzystania są ze sobą powiązane i zgodne z celami, dla których dane zostały pierwotnie przetworzone, albo gdy dalsze przetwarzanie opiera się na innej właściwej podstawie prawnej.
Udział w jednej aktywności ECU nie daje nam nieograniczonego prawa do wykorzystywania Twoich danych do niepowiązanych celów ani do kontaktowania się z Tobą dowolnym kanałem.
Jeżeli zamierzamy wykorzystać dane osobowe w istotnie innym celu, który nie jest zgodny z celem pierwotnym, ustalimy odpowiednią podstawę prawną i, gdy będzie to wymagane, przekażemy dodatkowe informacje.
9. Badania i identyfikacja kontaktów zawodowych
ECU może identyfikować specjalistów na podstawie publicznie dostępnych informacji zawodowych, jeżeli istnieje uzasadniony związek pomiędzy rolą zawodową danej osoby a działalnością ECU.
Dążymy do pozyskiwania wyłącznie informacji zawodowych istotnych dla danego celu.
Fakt, że informacje zawodowe są publicznie dostępne, nie zwalnia ECU z obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych ani z przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej.
10. Preferencje dotyczące komunikacji i prawo do sprzeciwu
Możesz w dowolnym momencie zwrócić się do ECU o zaprzestanie określonych form komunikacji lub określonych sposobów wykorzystywania Twoich danych osobowych.
Jeżeli wniesiesz sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych do celów marketingu bezpośredniego, ECU zaprzestanie przetwarzania ich do tego celu zgodnie z art. 21 RODO.
Jeżeli wyraźnie poinformujesz nas, że nie chcesz, aby ECU kontaktowało się z Tobą z własnej inicjatywy, odnotujemy tę informację i będziemy ją respektować we wszystkich działaniach ECU związanych z takim kontaktem.
Możemy zachować minimalny wpis służący blokowaniu kontaktu, zawierający wyłącznie informacje potrzebne do rozpoznania Cię i respektowania Twojego żądania.
Ma to zapobiec sytuacji, w której osoba, która poprosiła o brak dalszego kontaktu, zostanie później ponownie wyszukana, dodana do systemu i skontaktowana przez pomyłkę.
Późniejsza rejestracja, zapytanie lub inna interakcja zainicjowana przez Ciebie może wymagać od ECU przetwarzania danych i kontaktowania się z Tobą w związku z tą nową aktywnością.
Nie powoduje to jednak automatycznie wycofania wcześniejszego sprzeciwu wobec niezwiązanego z nią marketingu bezpośredniego.
11. Rejestracja i udział w wydarzeniach
Jeżeli rejestrujesz się na wydarzenie lub inną aktywność ECU albo bierzesz w nich udział, możemy przetwarzać dane niezbędne do:
obsługi rejestracji;
potwierdzenia udziału lub uprawnienia do udziału;
przekazywania informacji organizacyjnych;
zarządzania dostępem i obecnością;
przygotowania identyfikatorów lub innych uprawnień dostępu;
obsługi udziału w programie;
obsługi umów, płatności i faktur;
odpowiadania na pytania, zgłoszenia i prośby;
bezpiecznej i sprawnej organizacji wydarzenia.
12. Czy podanie danych osobowych jest obowiązkowe?
Zależy to od sytuacji.
Dane oznaczone jako wymagane w formularzu rejestracyjnym, dokumencie umownym lub innym procesie są niezbędne wtedy, gdy bez nich ECU nie może zapewnić żądanego udziału, usługi lub realizacji umowy.
Jeżeli wymagane dane nie zostaną przekazane, ECU może nie być w stanie dokonać rejestracji, świadczyć żądanej usługi, zawrzeć lub wykonać umowy albo zrealizować danego żądania.
Pozostałe dane są dobrowolne.
Przekazanie informacji dotyczących alergii, wymagań dietetycznych, dostępności, niepełnosprawności lub podobnych potrzeb jest dobrowolne. Jeżeli zdecydujesz się ich nie przekazać, ECU może nie być w stanie zapewnić rozwiązań lub udogodnień, których przygotowanie wymaga znajomości takich potrzeb.
Danych pozyskiwanych przez ECU z publicznie dostępnych źródeł zawodowych nie masz obowiązku przekazywać nam bezpośrednio.
13. Dane dotyczące diety, alergii, dostępności i podobnych potrzeb
Informacje dotyczące alergii, wymagań dietetycznych, niepełnosprawności, potrzeb związanych z dostępnością lub podobnych kwestii przechowujemy oddzielnie od stałych danych dotyczących Twoich kontaktów i relacji zawodowej z ECU.
Jeżeli informacje te stanowią dane szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO, stosujemy wobec nich dodatkowe zabezpieczenia wymagane dla takich danych.
Wykorzystujemy je wyłącznie w celu zapewnienia odpowiednich rozwiązań organizacyjnych związanych z konkretnym wydarzeniem lub aktywnością.
Dostęp do tych danych mają wyłącznie osoby, które potrzebują ich do realizacji tego celu.
Jeżeli jest to konieczne, ograniczony zakres informacji może zostać przekazany obiektowi, w którym odbywa się wydarzenie, firmie cateringowej lub innemu dostawcy odpowiedzialnemu za realizację danej potrzeby.
Dane te są usuwane lub anonimizowane po zakończeniu odpowiedniej potrzeby operacyjnej, chyba że istnieje zgodna z prawem podstawa uzasadniająca ich dłuższe przechowywanie.
14. Fotografowanie i nagrywanie podczas wydarzeń i innych działań ECU
Podczas Retail Summit, kolacji, spotkań i innych działań ECU mogą być wykonywane zdjęcia oraz nagrania wideo.
Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia sposób przetwarzania przez ECU danych osobowych związanych ze zdjęciami i nagraniami.
Sama Polityka prywatności nie stanowi zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku danej osoby w sytuacji, w której zgodnie z obowiązującymi przepisami wymagane jest odrębne zezwolenie.
Zdjęcia i nagrania przedstawiające tłum, grupy lub atmosferę wydarzenia
Uczestnicy mogą pojawiać się:
wśród publiczności;
w sytuacjach networkingowych;
w przestrzeni wystawienniczej lub przy stoiskach;
w ujęciach grupowych;
na zdjęciach pokazujących atmosferę wydarzenia;
na dalszym planie;
w ogólnych ujęciach wideo z wydarzenia.
Jeżeli dana osoba stanowi jedynie szczegół większej całości, takiej jak zgromadzenie lub publiczna impreza, polskie przepisy dotyczące ochrony wizerunku mogą zezwalać na rozpowszechnianie jej wizerunku bez indywidualnego zezwolenia.
W odniesieniu do związanego z tym przetwarzania danych osobowych ECU może opierać się na prawnie uzasadnionym interesie, jeżeli spełnione są warunki stosowania tej podstawy prawnej.
Materiały takie mogą być wykorzystywane do dokumentowania działalności ECU, informowania o niej oraz promowania ECU i jego obecnych lub przyszłych działań, w tym na stronach internetowych, w mediach społecznościowych, prezentacjach i materiałach promocyjnych.
Zdjęcia indywidualne i materiały wyraźnie eksponujące konkretną osobę
Sam udział w wydarzeniu ECU nie daje nam nieograniczonego prawa do publikowania zbliżeń ani materiałów, w których konkretna osoba jest głównym lub wyraźnie eksponowanym motywem.
Jeżeli wizerunek danej osoby jest głównym lub wyraźnie eksponowanym elementem materiału, a polskie przepisy dotyczące ochrony wizerunku lub inne mające zastosowanie przepisy wymagają zezwolenia na jego rozpowszechnianie, ECU uzyska wymagane zezwolenie, chyba że zastosowanie ma przewidziany prawem wyjątek.
Prelegenci, paneliści i inne publicznie prezentowane funkcje
Jeżeli dana osoba przyjmuje publicznie prezentowaną funkcję, na przykład prelegenta, moderatora, panelisty lub członka Komitetu Doradczego, ECU może publikować informacje zawodowe związane z tą rolą, takie jak:
imię i nazwisko;
stanowisko;
firma;
biografia zawodowa;
rola w programie;
fotografia, jeżeli ECU posiada odpowiednie uprawnienie do jej wykorzystania.
Jeżeli publikacja fotografii wymaga zezwolenia, powinno ono być uzyskiwane w ramach odpowiedniego procesu przyjmowania funkcji, przekazywania materiałów lub ich zatwierdzania.
Jeżeli masz zastrzeżenia dotyczące wykorzystania konkretnego zdjęcia lub nagrania, na którym można Cię zidentyfikować, skontaktuj się z nami pod adresem info@conferences-united.eu.
Brak identyfikacji biometrycznej
ECU nie wykorzystuje zdjęć ani nagrań wideo z wydarzeń do rozpoznawania twarzy, identyfikacji biometrycznej, automatycznego ustalania lub dopasowywania tożsamości za pomocą AI ani do podobnych celów biometrycznych.
15. Udostępnianie danych sponsorom i partnerom
ECU nie zapewnia sponsorom, dostawcom rozwiązań ani innym organizacjom komercyjnym nieograniczonego dostępu do ogólnej bazy uczestników.
Nie prowadzimy również ogólnego katalogu uczestników przeznaczonego do komercyjnego wykorzystania przez podmioty trzecie.
Jeżeli w ramach określonego działania ECU oferujemy możliwość przekazania danych umożliwiających Twoją identyfikację wskazanemu sponsorowi lub partnerowi do własnych celów tej organizacji, zostanie to przedstawione odrębnie.
Jeżeli wymagane jest uzyskanie zgody, dane zostaną przekazane dopiero po dokonaniu przez Ciebie konkretnego i świadomego wyboru dotyczącego takiego udostępnienia.
Po zgodnym z prawem otrzymaniu danych przez sponsora lub partnera, który wykorzystuje je do własnych celów, organizacja ta odpowiada za dalsze przetwarzanie jako odrębny administrator.
16. Inni odbiorcy danych i dostawcy usług
ECU korzysta z usług zewnętrznych podmiotów niezbędnych do prowadzenia swojej działalności.
W zależności od sytuacji odbiorcami danych mogą być dostawcy:
systemów CRM i narzędzi do zarządzania kontaktami i relacjami zawodowymi;
usług chmurowych, przechowywania danych i pracy zespołowej;
usług poczty elektronicznej i innych narzędzi komunikacyjnych;
narzędzi AI i innych usług wykorzystujących sztuczną inteligencję do wspierania pracy ECU;
usług IT, cyberbezpieczeństwa i wsparcia technicznego;
hostingu i narzędzi do tworzenia stron internetowych;
systemów rejestracyjnych i ankietowych;
usług związanych z organizacją i obsługą wydarzeń;
obiektów eventowych i usług cateringowych;
usług księgowych, prawnych i innych usług profesjonalnych;
usług bankowych i płatniczych.
Niektóre z tych podmiotów przetwarzają dane osobowe na zlecenie ECU jako podmioty przetwarzające.
Inne podmioty, takie jak banki, doradcy, organy publiczne lub określeni partnerzy biznesowi, mogą w odpowiednich przypadkach przetwarzać dane jako niezależni administratorzy.
ECU może również ujawnić dane, jeżeli jest to wymagane przepisami prawa albo konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Nie sprzedajemy danych osobowych.
Informacje o konkretnych odbiorcach Twoich danych mogą zostać przekazane w odpowiedzi na prawidłowo zgłoszone żądanie dostępu do danych, w zakresie wymaganym przez obowiązujące przepisy.
17. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektórzy dostawcy usług mogą przetwarzać dane osobowe lub zapewniać dostęp do nich z państw znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG).
Jeżeli dane są przekazywane poza EOG i RODO wymaga zastosowania mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO, ECU korzysta z odpowiedniego mechanizmu, którym może być:
decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony;
zatwierdzone standardowe klauzule umowne;
inny zgodny z prawem mechanizm przekazywania danych.
Jeżeli jest to wymagane, stosujemy lub uwzględniamy również dodatkowe zabezpieczenia odpowiednie do okoliczności danego przekazania.
Możesz skontaktować się z nami pod adresem info@conferences-united.eu, aby uzyskać dalsze informacje o zabezpieczeniach stosowanych przy odpowiednich transferach oraz, w stosownych przypadkach, o sposobie uzyskania ich kopii.
18. Strony internetowe, pliki cookies i technologie śledzące
Na dzień wejścia w życie niniejszej Polityki ECU nie stosuje świadomie na swoich stronach internetowych technologii analitycznych, reklamowych, retargetingowych ani technologii służących do śledzenia zachowania użytkowników, jeżeli nie są one niezbędne do działania serwisu.
ECU nie wykorzystuje również obecnie narzędzi analityki marketingowej do monitorowania otwarć wiadomości e-mail ani kliknięć w zawarte w nich linki.
Strony internetowe ECU oraz dostawcy usług niezbędni do ich działania mogą korzystać z technicznych mechanizmów przechowywania informacji lub podobnych technologii, jeżeli są one niezbędne do:
dostarczenia żądanej strony internetowej lub usługi;
zapewnienia bezpieczeństwa;
obsługi formularzy;
utrzymania niezbędnej funkcjonalności;
wykonania transmisji komunikatu elektronicznego.
Jeżeli takie technologie mieszczą się w przewidzianym prawem wyjątku dotyczącym rozwiązań niezbędnych do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika lub do wykonania transmisji komunikatu elektronicznego, odrębna zgoda na ich stosowanie nie jest wymagana.
Jeżeli ECU w przyszłości wprowadzi inne niż niezbędne technologie analityczne, reklamowe, służące do śledzenia zachowania użytkowników lub podobne rozwiązania, zaktualizujemy odpowiednie informacje dotyczące prywatności oraz, gdy będzie to wymagane, wdrożymy mechanizm uzyskiwania uprzedniej zgody przed ich uruchomieniem.
19. Jak długo przechowujemy dane
Okres przechowywania zależy od celu i rodzaju danych.
Aktywna relacja zawodowa z ECU
Dane dotyczące kontaktów i relacji zawodowej z ECU są co do zasady utrzymywane w aktywnej części naszej bazy tak długo, jak długo istnieje istotna, trwająca relacja z ECU.
Jeżeli przez trzy lata nie nastąpi żadna istotna interakcja, dane powinny co do zasady zostać wyłączone z aktywnego zarządzania tą relacją, chyba że istnieje inna zgodna z prawem podstawa uzasadniająca dalsze przechowywanie ich w aktywnej formie.
Za istotną interakcję można uznać, zależnie od okoliczności, między innymi rejestrację, obecność na wydarzeniu, uczestnictwo, korespondencję, merytoryczny wkład w działania ECU, zgłoszenie, kontakt handlowy lub inną znaczącą formę zaangażowania zawodowego.
Ograniczony wpis archiwalny
Po wyłączeniu danych z aktywnego zarządzania relacją ECU może zachować znacznie ograniczony wpis archiwalny przez okres do kolejnych trzech lat.
Celem takiego wpisu jest:
rozpoznanie, że dana osoba pozostawała wcześniej w relacji z ECU;
uniknięcie niepotrzebnego ponownego prowadzenia tych samych badań;
uniknięcie traktowania znanego wcześniej kontaktu jak całkowicie nowej osoby;
umożliwienie świadomej oceny, czy ponowne nawiązanie relacji zawodowej jest odpowiednie.
Taki wpis zawiera istotnie mniej danych niż aktywny profil kontaktów i relacji zawodowej z ECU.
Po upływie tego okresu pozostałe dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że:
powstała nowa relacja zawodowa z ECU;
dalsze przechowywanie jest wymagane prawem;
dane są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
dalsze przechowywanie znajduje oparcie w innej udokumentowanej i zgodnej z prawem podstawie.
Wpisy służące respektowaniu sprzeciwu lub zakazu kontaktu
Minimalne dane niezbędne do zapamiętania i skutecznego respektowania sprzeciwu lub żądania braku kontaktu mogą być przechowywane tak długo, jak jest to racjonalnie konieczne do zapewnienia dalszego respektowania tego sprzeciwu lub żądania.
Dokumenty umowne, księgowe i prawne
Umowy, faktury, dokumentacja księgowa i powiązane dane są przechowywane przez okresy wymagane właściwymi przepisami, a w razie potrzeby również przez odpowiednie okresy przedawnienia roszczeń.
Dane szczególnych kategorii związane z konkretnym wydarzeniem
Dane szczególnych kategorii przekazane na potrzeby konkretnego wydarzenia są usuwane lub anonimizowane po ustaniu odpowiedniej potrzeby operacyjnej, chyba że zgodna z prawem podstawa wymaga ich dłuższego przechowywania.
Archiwum zdjęć i materiałów audiowizualnych
Wybrane zdjęcia i materiały audiowizualne z wydarzeń mogą być przechowywane przez dłuższy okres, jeżeli stanowią część uzasadnionego archiwum dokumentacyjnego, historycznego lub komunikacyjnego ECU.
Okres ich przechowywania zależy od dalszej przydatności materiałów, celu ich wykorzystania, właściwych przepisów dotyczących ochrony wizerunku oraz praw i interesów osób możliwych do zidentyfikowania.
20. Bezpieczeństwo danych i zasady dostępu
ECU stosuje środki organizacyjne i techniczne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zmianą, utratą lub zniszczeniem.
Dostęp do danych jest nadawany zgodnie z funkcją i zakresem obowiązków oraz ograniczony do osób, które potrzebują go do wykonywania swoich zadań.
Jeżeli osoba pracująca dla ECU odchodzi z organizacji albo zmienia pełnioną funkcję w sposób powodujący, że określony dostęp nie jest już potrzebny, jej uprawnienia powinny zostać niezwłocznie usunięte lub odpowiednio zmienione.
Dostawcy usług przetwarzający dane na rzecz ECU podlegają odpowiednim wymogom w zakresie ochrony danych, stosownie do swojej roli i obowiązujących przepisów.
21. AI i zautomatyzowane podejmowanie decyzji
ECU może wykorzystywać oprogramowanie oraz narzędzia wspierane przez sztuczną inteligencję (AI) do wspomagania pracy wykonywanej przez ludzi, badań, administracji i zwiększania produktywności.
ECU nie podejmuje obecnie wobec osób decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływają w rozumieniu art. 22 RODO.
W szczególności żaden zautomatyzowany system nie podejmuje bez istotnego udziału człowieka ostatecznej decyzji o tym, czy konkretna osoba może zostać członkiem Club of 369, prelegentem, pełnić określoną funkcję w ramach działalności ECU albo uzyskać lub utracić inną możliwość o podobnym znaczeniu.
ECU nie wykorzystuje zdjęć do biometrycznej identyfikacji z użyciem sztucznej inteligencji.
22. Twoje prawa dotyczące danych osobowych
W zależności od okoliczności i zgodnie z warunkami określonymi w RODO mogą przysługiwać Ci prawa do:
uzyskania potwierdzenia, czy ECU przetwarza Twoje dane osobowe;
dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych;
żądania usunięcia danych;
żądania ograniczenia przetwarzania;
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania do celów marketingu bezpośredniego;
otrzymania określonych danych w formacie umożliwiającym ich przeniesienie, jeżeli spełnione są warunki prawa do przenoszenia danych;
wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie;
wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.
Nie wszystkie prawa mają zastosowanie w każdej sytuacji. Zakres danego prawa może zależeć między innymi od podstawy prawnej i okoliczności przetwarzania.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
23. Jak skorzystać ze swoich praw
Aby skorzystać z praw dotyczących danych osobowych lub zadać pytanie o sposób ich wykorzystywania przez ECU, skontaktuj się z nami pod adresem:
info@conferences-united.eu
Prosimy o przekazanie wystarczających informacji, abyśmy mogli ustalić, której relacji i których danych dotyczy Twoje żądanie.
Jeżeli będzie to racjonalnie konieczne, ECU może poprosić o dodatkowe informacje pozwalające potwierdzić Twoją tożsamość przed udostępnieniem danych lub dokonaniem w nich zmian.
Odpowiemy zgodnie z wymogami i terminami określonymi w obowiązujących przepisach o ochronie danych osobowych.
24. Prawo do wniesienia skargi
Masz prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych.
Organem nadzorczym właściwym dla ECU w Polsce jest:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Urząd Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa
Polska
Nie musisz wcześniej kontaktować się z ECU, aby skorzystać z prawa do wniesienia skargi do organu nadzorczego.
25. Zmiany Polityki prywatności
Działalność ECU, wykorzystywane systemy oraz wymagania prawne mogą się zmieniać.
W razie potrzeby będziemy aktualizować niniejszą Politykę prywatności.
Jeżeli zmiana będzie miała istotny wpływ na sposób przetwarzania danych osobowych, ECU przekaże dodatkowe informacje lub uzyska nową zgodę, jeżeli będzie to wymagane.
Data wejścia w życie wskazana na początku niniejszej Polityki określa jej aktualną wersję.
26. Kontakt
W sprawach dotyczących prywatności, żądań, sprzeciwów lub innych kwestii związanych z przetwarzaniem danych osobowych skontaktuj się z:
European Conferences United Sp. z o.o.
ul. Ludwinowska 7/16
30-331 Kraków
Polska
E-mail: info@conferences-united.eu